大數據時代的到來，傳統的文件檔案保存和管理工作越來越復雜化、繁重化，也較容易受到環境與空間的影響，造成難以自動化收集、整理、查閱。

那么如何保證海量電子檔案資料歸檔的真實性、完整性，長久性及防病毒性呢？又能夠更智能地節約人力、物力、成本呢？

晨科文件檔案管理系統，結合了文檔管理規定及科學先進的管理制度，有效對各類文件檔案歸類存檔備份。從文件材料的產生開始，就運用計算機管理系統進行統一管理，完成文件運行的全過程，把文件管理和檔案管理兩個不同階段和性質的工作緊密結合起來，實現了計算機自動生成目錄、輔助立卷歸檔和自動檢索等功能，同時也可以進行文件、檔案的快速查詢、統計、修改、借閱等管理工作。

在系統設計之初，晨科就把檔案數字化管理設計了進去，對辦公自動化系統提出了檔案管理方面的功能需求。針對不同模塊、每一個工作環節的管理功能如何實現自動化、標準化問題，晨科特別要求了檔案人員配合設計人員做好“元數據”的編制工作。通過各種“元數據”的設置，盡可能將電子文件管理過程中各環節工作的管理功能和安全保密功能更好地實現標準化和智能化，從而達到了“前端控制”、“全過程管理”和集成化提供利用的目的。

由于系統的兼容性強、應用性好、智能程度較高，因此文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理以及開發利用都變得更賤方便快捷，滿足了現代辦公環境下的文檔一體化協調發展。

晨科文件檔案管理系統，用統一標準進行文件檔案管理，做到即輸進庫，統一標注。基于文件處理和檔案管理的兩者關系，開展文檔一體化，充分利用文件處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文件工作中的收發、登記、運轉、承辦、催辦及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作，與檔案管理和提供利用形成一個有序整體。

在使用上，晨科文檔一體化系統處處以符合用戶的使用習慣為出發點，界面美觀，功能全面，每個模塊業務流程一目了然。并且系統處處以向導方式引導使用者實現其功能，操作簡便，真正做到了“無師自通”。

在數據管理上，為確保運行數據的安全性，晨科文檔一體化系統不僅可以輕松實現數據的備份與恢復，還可以通過“導入”、“導出”實現不同機器、不同用戶之間數據的自由輸入輸出、相互交換，真正達到了數據資源共享。

在數據安全方面，晨科文檔系統從“基礎設施、數據存儲、文件傳輸、使用、身份認證、審計檢查”六個維度來保障用戶的數據安全。在數據層采用文件塊與元數據分離加密存儲，把一個完整的數據切成碎片，然后離散化分布在不同的服務器上，進行加密存儲。

晨科文檔管理系統具備多項領先技術。大文件極速傳輸，不同權限模式開放，適應任意辦公場景。多人實時協同編輯office文檔，讓工作效率至少提升3倍。即時消息通知，幫助工作的高效完成。支持Word、Excel、PPT、PDF、CAD、IMG、AUDIO、VIDEO等，涵蓋了文字、圖片、聲音、影像的各類型文件在線預覽。支持Android、iPhone、iPad等多種移動終端，實現了隨時隨地開啟辦公狀態。

晨科文檔管理系統，不再是單一的存儲入口，而是所有人獲取和處理文件的入口，同時也是內容產生和創作、協作深度整合的平臺。企業網盤未來將有可能極大地改變人們線下辦公的習慣，人們上班不再是一個個打開office軟件、企業郵箱、IM工具等，而是直接進入晨科進行所有內容的創作、協作，中國企業辦公場景將邁入輕辦公時代。

晨科作為國內較早研發文檔一體化的企業，自2008年起，通過內部研發團隊的不懈努力和長達10年的積累發展，相較于同類企業，晨科在存儲技術的積累、產品的功能和可靠性、客戶的服務質量上都處于行業的領先地位。

晨科文件檔案一體化管理的利用，有利于企業提高效率、信息共享，為企業文檔制定了統一標準、規范管理，同時科學合理地利用人力、物力等寶貴資源、減少浪費。